Hoe efficiënt wordt medische apparatuur gebruikt?

Door Job Gutteling en Iris Blonk | 8 September 2014

Ondanks de aanwezigheid van een verpleegkundig magazijn met een poulesysteem was het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis ervan overtuigd dat medische apparatuur nog efficiënter ingezet kan worden. Uit een proof-of-concept meting, waarin 200 apparaten een RFID-tag kregen, kan geconcludeerd worden dat er inderdaad een significante reductie in apparatuur mogelijk is.

Inleiding

De meeste medische apparatuur wordt zelden continu gebruikt. Soms zijn daar goede redenen voor, zoals het beschikbaar zijn voor noodgevallen, maar meestal is minder goed te duiden hoe de benutting van apparatuur daadwerkelijk samenhangt met de aanwezigheid (en aantallen) ervan.

Een betere benutting van apparatuur kan op meerdere manieren bijdragen aan de doelmatigheid van medische technologie. Er is minder apparatuur nodig wat een verminderde investeringslast betekent, maar doordat er minder apparatuur in stand gehouden hoeft te worden dalen ook daar de kosten, zowel op het gebied van materiaal als personeel.

Voor het vervolg van dit verhaal dient, op een enigszins triviale wijze, onderscheid gemaakt te worden tussen soorten medische apparatuur: relatief kleine apparatuur waarvan veel exemplaren aanwezig zijn (bulk) en dure, complexe apparatuur met lage aantallen (specials). Voor de laatste categorie gelden ten aanzien van benutting waarschijnlijk hele specifieke omstandigheden zoals een niet-volgepland systeem of operatiekamer waar we hier niet op in zullen gaan. Voor de categorie bulk apparaten daarentegen geldt dat ze op veel plekken wordt gebruikt en hun gebruik daarom in zijn algemeenheid geanalyseerd kan worden. Door de grote aantallen is een mogelijke efficiëntieslag hier minstens zo interessant als bij de dure apparatuur, zeker ook als dat verminderde handling betekent bij de afdeling Medische Techniek op het gebied van onderhoud en beheer.

Het leveren van bewijs

Het gepland en doelmatig aanschaffen van medische apparatuur gebaseerd op daadwerkelijk gebruik is momenteel een utopie. Een belangrijke voorwaarde, namelijk betrouwbare gebruiksgegevens, ontbreekt vaak volledig. Een track&trace oplossing middels actieve RFID-tags is een mooi hulpmiddel om gegevens over gebruik te verzamelen. De hypothese in het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) te Amsterdam is bedoeld om aan te tonen dat het aantal bulk-apparaten fors gereduceerd kan worden. Met de besparing die daarmee gerealiseerd wordt (in investering en onderhoud) kan het track&trace systeem tenminste kostenneutraal worden uitgerold over een groot deel van de medische inventaris. Daarmee is vervolgens de weg vrij om voor andere groepen apparatuur alle voordelen van track&trace te benutten: procesverbeteringen, vindbaarheid, maar ook doelmatiger gebruik.

Bewijs voor deze hypothese hebben we vergaard middels een pilotmeting, waarin we alle 183 aanwezige pompen op 9 verpleegafdelingen en het verpleegkundig magazijn volgen met actieve RFID tags (firma CureTrack). Deze pompen, volumetrische (107), spuit- (57) en voedingspompen (19), werden 5 weken gevolgd gedurende een representatieve periode door een tiental zend/ontvangststations (één per afdeling). Er werden gedurende die tijd geen andere pompen gebruikt op deze afdelingen. De stations konden de positie van de pompen herleiden via triangulatie. Belangrijk is dat een tag niet kan detecteren of een apparaat aan of uit staat. Een pomp is daarom gedefinieerd als ‘in gebruik’ bij het hebben van een afstand van meer dan enkele meters tot de bergruimte van elke afdeling (waar het station ook hing). Dit konden bestaande of speciaal voor de pilot aangewezen voorraadruimtes zijn . Met de afdelingen werd afgesproken dat apparatuur die niet in gebruik is, teruggebracht moest worden naar de berging. Daarnaast werd erdagelijks door medewerkers van het verpleegkundig magazijn actief naar apparatuur gezocht die eventueel niet in gebruik was maar wel op de afdeling stond. Op deze manier ontstaat een kleine overschatting van de benuttingsgraad, omdat sommige apparatuur ten onrechte een tijd als in gebruik geoormerkt kan worden. Voor deze pilot is dat echter niet erg, aangezien de verwachting was dat er alsnog voldoende winst te behalen viel.

Omdat het bereik van de zend/ontvangststations beperkt was, viel een klein deel van elk van de deelnemende afdelingen buiten bereik. Daardoor is in de resultaten het totaal aantal (zichtbare) apparaten lager dan het daadwerkelijke totaal aantal apparaten met een tag. Hier is voor gecorrigeerd door een steekproef waarbij de niet getelde apparaten handmatig werden opgespoord en ongeveer 50% daarvan in gebruik bleek.

Duidelijke resultaten

In tabel 1 is te zien dat de bezettingsgraad van de drie typen pompen nog niet optimaal is. De volumetrische infuuspomp wordt het best benut met een gemiddelde van 65%, maar dat is aanzienlijk lager voor de spuit- en de voedingspomp. De percentages worden berekend door het sommeren van alle uren dat een pomp wel of niet in de bergruimte staat en daar de ratio van te bepalen. Voorbeeld: een afdeling die 1 infuuspomp gedurende 8 uur op een dag gebruikt en daarna 16 uur in de bergruimte legt, heeft een bezettingsgraad van 33% voor deze pomp.

Opvallend aan de uitkomsten is ook dat het gebruik gedurende de week een dip kent op maandag om gedurende de week te stijgen en dan in het weekend weer te dalen, zie figuur 1. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat gedurende de week meer patiënten worden opgenomen en deze vervolgens in het weekend weer naar huis mogen, waarna vanaf maandag de toestroom weer begint.

Daarnaast is onderzocht of er een dag/nacht patroon te ontdekken is, maar dit bleek een nagenoeg constant patroon. Dit is misschien onverwacht, aangezien er een stuk minder bedrijvigheid is gedurende de nacht, maar waarschijnlijk te verklaren doordat de meeste therapie gewoon doorloopt in de nachtelijke uren. Aangetekend moet worden dat in de nacht ook niet actief is gezocht naar niet gebruikte pompen, dus wellicht dat dit bijdraagt aan een kleine overschatting van de bezettingsgraad.

Opvallend aan de uitkomsten is ook dat het gebruik gedurende de week een dip kent op maandag om gedurende de week te stijgen en dan in het weekend weer te dalen, zie figuur 1. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat gedurende de week meer patiënten worden opgenomen en deze vervolgens in het weekend weer naar huis mogen, waarna vanaf maandag de toestroom weer begint. Daarnaast is onderzocht of er een dag/nacht patroon te ontdekken is, maar dit bleek een nagenoeg constant patroon. Dit is misschien onverwacht, aangezien er een stuk minder bedrijvigheid is gedurende de nacht, maar waarschijnlijk te verklaren doordat de meeste therapie gewoon doorloopt in de nachtelijke uren. Aangetekend moet worden dat in de nacht ook niet actief is gezocht naar niet gebruikte pompen, dus wellicht dat dit bijdraagt aan een kleine overschatting van de bezettingsgraad.

Consequenties

Weten dat de middelen niet geheel doelmatig worden ingezet is één ding, maar er consequenties aan verbinden is een heel andere uitdaging. Op de verschillende afdelingen worden de drie soorten pompen niet in gelijke mate gebruikt, zie figuur 2. Zo wordt er gemiddeld anderhalve voedingspomp per afdeling gebruikt, maar op een afdeling zelf kan dat aantal nog variëren van gemiddeld minder dan één pomp tot vier pompen per dag. Voor spuitpompen ligt de spreiding tussen de 1,0 en 7,2 per afdeling en bij volumetrische pompen zelfs tussen de 1,4 en de 19,2. Dit betekent dat, ook al zijn er op het totaal gezien pompen ‘teveel’, een afdeling met maar één pomp deze niet eenvoudig kan inleveren.

Nog een probleem met het op deze wijze interpreteren van de gegevens is dat de laagste en hoogste waarde per afdeling onafhankelijk van de tijd zijn gemeten. Ergens in de meetperiode hadden bijvoorbeeld afdeling 1 en 2 de drukste periode waarbij respectievelijk 6,1 en 11,6 volumetrische pompen in gebruik waren. Maar dit is waarschijnlijk niet op dezelfde dag geweest. Uit figuur 3 blijkt dat de verschillende afdelingen deels complementair aan elkaar zijn qua benutting van de apparatuur.

In figuur 3 is te zien dat de daadwerkelijk noodzakelijke (totale) hoeveelheid pompen veel minder varieert dan op basis van de afdelingsgebonden laagste en hoogste waarden (uit figuur 2) zou worden vermoed. Er zijn dagelijks tussen de 46 en 86 pompen in gebruik en tussen de 45 en 78 pompen in een bergruimte aanwezig. Op basis van deze getallen zou het mogelijk moeten zijn een dusdanige hoeveelheid pompen uit roulatie te halen zodat het aantal in bergruimtes minimaal is. Dit vereist echter wel een systeem waarmee afdelingen snel een pomp kunnen bemachtigen mocht dat nodig zijn, om onnodige zoektijden te voorkomen.

Controle met logbestanden

Ondanks de zorgvuldige methodiek was het onzeker of de benutting van de apparatuur compleet herleid kon worden uit de RFID data. Immers, een op de patiëntenkamer aanwezige pomp is niet per definitie actief in gebruik en het proactief weghalen gebeurde alleen tijdens kantoortijden. Om een beeld te krijgen van de betrouwbaarheid van de cijfers, is gebruik gemaakt van de logbestanden van de volumetrische infuuspompen. Gedurende twee weken zijn in een steekproef van 47 pompen (die meededen aan de RFID-proef) de logbestanden uitgelezen. De logbestanden beslaan gemiddeld een periode van ruim 24 dagen, afhankelijk van het gebruik (elk log heeft een vast aantal regels). Uit deze logbestanden is berekend hoe lang elke pomp daadwerkelijk gebruikt is voor infusiedoeleinden. Gemiddeld blijkt dit gebruik 37% over de gemeten tijd te zijn en sterk variërend per pomp tussen 6% en 74%. Dit betekent dat de inschatting met RFID van 65% benutting voor deze pompen aan de hoge kant is. Anderzijds moet rekening worden gehouden met noodzakelijke logistieke handelingen, hiervoor gecorrigeerd zal de benutting hoger uitvallen. Alles meewegend kan geconcludeerd worden dat RFID een overschatting heeft gegeven van het gebruik van de volumetrische infuuspomp (65% gemiddeld) en dat vergeleken met de daadwerkelijke activiteit over de periode van de steekproef (37% gemiddeld) de benutting van de pompen ergens in het midden ligt. Een definitieve waarde kan beter benaderd worden door extra steekproeven.

Verpleegkundig magazijn

De huidige resultaten zijn tevens een mooi bewijs dat het hebben van een verpleegkundig magazijn enorm helpt besparen op het aantal benodigde pompen. In een model waarbij elke afdeling een vast eigen aantal zou hebben, is het logisch te verwachten dat de hoogste waarden uit figuur 2 tenminste nodig zouden zijn. Immers, dit zijn reële benodigde pompen blijkend uit een meetperiode van 5 weken (langer meten had wellicht nog een hoger aantal opgeleverd). Het sommeren van alle hoge waarden over de afdelingen levert het enorme aantal van 209 pompen op, terwijl uit figuur 3 blijkt dat het daadwerkelijke maximum op 147 ligt; een verschil van 62 pompen ofwel 30%.

Dit neemt niet weg dat ook met een verpleegkundig magazijn er nog winst te behalen is door de benutting van pompen te monitoren en te optimaliseren. Waarschijnlijk, en bij het OLVG is dat zeker zo, vereist dit een nieuwe werkwijze waarbij pompen worden besteld en ingeleverd in plaats van het in stand houden van kleine bergruimtes op locatie. Een systeem op basis van actieve RFID tags waarmee gebruikers kunnen zien waar een pomp te halen is, zal daarvoor een grote meerwaarde hebben.

Redactie MT-Integraal, "Hoe efficiënt wordt medische apparatuur gebruikt?“, 8 september 2018. [pdf]